Business Process Management (BPM) ermöglicht es Organisationen Ihre Services und Dienstleistungen mit den Wünschen Ihrer Kunden in Einklang zu bringen und hilft der Unternehmensführung die Firmenressourcen zu steuern zu überwachen und zu optimieren. Wenn man es richtig anstellt indem man BPM professionell einführt dann besitzt Business Process Management die Fähigkeit die Kosten zu reduzieren, die Effizienz und Produktivität zu erhöhen, die Anzahl an Fehlern und Risiken zu reduzieren und auf diesem Wege die Unternehmensressourcen optimal zu nutzen und zu schützen.

Durch die Nutzung optimierter Methoden via Business Process Management ermöglicht man
(zum Beispiel mit IBM’s BPM V 8.55) ein nachhaltiges finanzielles Management und erhält ein verfeinertes Feedback und tiefe Einsichten wie gut eine Organisation derzeit wirklich agiert und funktioniert um Ihre Ziele zu erreichen.

Weiterhin werden die folgenden Schlüsselfunktionen und Erfolgsfaktoren bei der Nutzung von Business Process Management ermöglicht:

Erhöhung der Verantwortlichkeit

Eines der primären Ziele der Einführung eines Business Process Management Systems ist die Verantwortlichkeit und Zuständigkeit von Unternehmensbereichen zu erhöhen, angefangen von der tieferen Einsicht in aktuelle Kosten und Ausgaben bis hin zur Visualisierung von Erfolgen. Indem Business Prozesse durchgängig dokumentiert sind und an deren Optimierung kontinuierlich gearbeitet werden kann - ist Ihre Firma in der Lage ein System und Umfeld geprägt von Transparenz und gegenseitiger Kontrolle einzurichten in dem es kaum Platz mehr für Ungereimtheiten, Fehler oder Verluste gibt und in welchem alle Mitarbeiter sich über Ihre Verantwortlichkeiten bewusst sind.

Verbesserte Zuverlässigkeit

Effektives Business Process Management hat die Fähigkeit die Verlässlichkeit von Informationen zu erhöhen sowie wird dafür Sorge tragen dass diese zeitnah verbreitet werden. Es ist für das Senior Management absolut entscheidend dass es verlässliche belastbare Informationen erhält und zwar zu dem Zeitpunkt an dem sie benötigt werden - denn nur in diesem Fall können zeitkritische und wichtige Entscheidungen auch sinnvoll getroffen werden.  Wenn also Business Prozesse angemessen aufgezeichnet und zeitnah beobachtet und ausgewertet werden können - ist es auch kein Problem die relevanten Entscheidungs-Informationen zu finden und die richtigen Reporte zeitnah zu generieren.

Vereinfachung der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften

Angefangen von Regulierungen im Arbeitsrecht bis hin zu Vorgaben des Finanziellen Reportings existieren eine Vielzahl von Regeln und Regulierungen die Firmen befolgen müssen. Flächendeckende Praktiken des Business Process Managements helfen Organisationen den Überblick über Ihre Verpflichtungen zu behalten und sie sorgen dafür dass diese auch in Einklang mit der Rechtssprechung eingehalten werden können. Bei klar skizzierten Prozessen ist es ein leichtes mit ändernen Regelungen und Gesetzen Schritt zu halten und auf diese Weise können die potentiellen Kosten und Nachwirkungen von Ungereimtheiten und Non-Compliance vermieden werden.

Vermeidung von Verlusten und Ausschuss

Da Business Process Management die genaue Zuordnung und das Monitoring von Firmenressourcen erlaubt, werden bei dessen Nutzung normalerweise auch wesentlich weniger Verluste von Ressourcen und Materialausschuss generiert - besonders wenn man diese Firmen mit Konkurrenten vergleicht die Ihre Ressourcen nicht aktiv überwachen. Organisationen die sich an die bewährten Praktiken von BPM halten - werden Ihren Ausschuss und die Fehlnutzung von Ressourcen dramatisch reduzieren, dabei Ihrer Effizienz erhöhen und somit auch die Profitabilität voranbringen. Regelmässige Performance Reviews können somit Fehlnutzungen von Ressourcen und Ineffizienzen sichtbar machen und durch fortlaufend einfliessende Verbesserungen korrigiert werden.

Schutz von Firmen Ressourcen und Informationen sowie Sicherheit

Ein weiterer Nutzen von Business Process Management ist seine Fähigkeit Sicherheits- und Schutzmassnahmen durchzusetzen. Indem Vorgehensweisen und Prozeduren durchgängig dokumentiert werden und von den Durchführenden die Einhaltung gefordert wird kann sichergestellt werden dass Organisationen Sicherheitsbestimmungen zum Arbeitsschutz einhalten und auch Arbeitsmittel und Assets ebenso geschützt sind.
Auf gleiche Weise kann auf diesem Weg sichergestellt werden dass vertrauliche Informationen weder verloren noch gestohlen oder missbraucht werden können. Genau dies ist der Grund warum Dokumentation, Kontrolle, KPIs und Unternehmens-Policies eine Schlüsselrolle beim Business Process Management spielen.

Eindeutige Spezifikationen erlauben eine gleiche Sprache zwischen Fachbereichen - Geschäftsführung und Technischen Teams

Weil Business Process Management die Beschreibung der Prozesslogik in grafischer Form ermöglicht - reden beim Einsatz dieser ausführbaren Prozess-Grafiken alle Beteiligten immer unmissverständlich und exakt von der gleichen Prozessbeschreibung und Logik. Auf diesem für BPM bewährten Weg werden langwierige Prosa-Beschreibungen in Spezifikationen vermieden -  Fehlinterpretationen finden nicht mehr statt und alle Beteiligten sprechen die gleiche Sprache und teilen bezüglich Ihrer Prozesse das gleiche Verständnis.

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